Digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken zal steeds meer de norm zijn naar de toekomst. Medewerkers zullen bewuster nadenken over waarom en wanneer ze naar kantoor gaan. Organisaties zullen dus meer aandacht moeten besteden in het faciliteren van een fijne en toegangkelijke werkplek voor de gebruikers.
Om deze transitie te faciliteren hebben we meer inzicht nodig in het gebruik en verbruik van het gebouw. Alleen hiermee kunnen we gebouwen slimmer, gezonder en duurzamer maken. Alle verandering begint bij inzicht, als we niet weten of iets slecht is kunnen we het immers ook niet verbeteren. De bezetting en benutting van het gebouw altijd van ondergeschikt belang geweest terwijl dat dit een cruciale informatiebron is om betere gebouwen te maken.
“Inzicht in bezetting & benutting is cruciaal in het ontwikkelen van betere gebouwen”
Inzicht in bezetting & benutting kan van toegevoegde waarde zijn voor zowat alles wat er binnen het gebouw gebeurt. Of het nu gaat over management informatie, gebouwprestatie, onderhoud, optimaal ruimte gebruik, veiligheid of het gemak van reserveren van werkplek of vergaderruimtes.
Er zijn meerdere manieren om bezetting en benutting te meten, onderstaand een overzicht van een aantal methoden en de daarbij horende voor- en nadelen.
| Oplossing | Nadeel | Voordeel |
|---|---|---|
| Handmatig | Lage nauwkeurigheid, het is een momentopname. | Registreert exacte bezetting en gebruik in realtime |
| PIR/ IR | Kan alleen detecteren of een ruimte bezet of onbezet is. | Meet hoe lang een ruimte bezet is. |
| Camera | Camera's en CCTV-opties zijn invasief en vormen een inbreuk op de privacy. | Door AI en het gebruik van de meta-data worden geen persoonlijke gegevens verzamelt. |
| Desk/seat sensor | Invasief, kan het gebruik alleen controleren als een ruimte een bureau of stoel heeft. | Schaalbaar en geschikt voor elke ruimte, verdieping of gebouw. Veel sensoren benodigd. |
| WiFi / BLE | Privacybezorgdheden. Meerdere WiFi-apparaten per persoon. Systeem afhankelijk van persoonlijke devices | AI en machine learning zorgen ervoor dat alleen mensen worden geteld. Kan worden geintegreerd in WiFi installatie. |
Er zijn ook andere alternatieve manieren om bezetting en benutting te meten zoals een systeem voor werkplek of vergaderruimte reservering en digitale oplossingen voor bezokersregistratie.
De informatiebehoefte is afhankelijk van de toepassing. Soms kun je gebruik maken van van de bestaande systemen maar vaak zie je dat er een additionele investering voor nodig is om grip te krijgen.
de extra investering weegt in veel gevallen niet op tegen de toegevoegde waarde die het systeem zou kunnen leveren en daardoor wordt vaak besloten de investering voor de specifieke oplossing niet te doen. Dit is dan ook precies het probleem maar ook de mogelijke kans die een dergelijk systeem zou kunnen bieden.
Wanneer we een open en transparant systeem hebben om bezetting en benutting te meten kunnen we deze namelijk veel breder in gaan zitten dan enkel voor de oplossing waarvoor we het systeem initieel hadden bedacht, zoals:
- Efficiënter gebruik van ruimtes (werkplekbezetting)
- Meer gebruikers/ bedrijven per m2 (managementinformatie)
- Validatie van maximale gebruikers (veiligheid)
- Bezetting koppelen aan behoefte kantine, verspilling tegengaan (duurzaamheid)
- Vrije werkplek of vergaderruimte zoeken (optimalisatie)
- Installaties aansturen op werkelijke bezetting (energieverbruik verminderen)
- Verdiepingen afsluiten bij minder bezetting (energieverbruik verminderen)
- Enkel schoonmaken van ruimtes die werkelijk zijn gebruikt (optimalisatie)
“Er wordt anders gekeken naar de rol die de werkomgeving speelt bij het mogelijk maken van werk.”
Als neveneffect kan je met deze informatie ook een heat-map maken en zien welke werkplekken nu wel en niet veel gebruikt worden om vervolgens met deze informatie een verbetertraject in te gaan. Denk aan meer of juist minder kleine vergaderruimten, meer stiltewerkplekken of juist het flexibeler maken van de aangeboden werkplekken.
Met andere woorden: inzicht in bezetting en benutting is slechts een middel om je inzicht te geven in het gebruik van je gebouw. Het efficiënter benutten van een gebouw vraagt om eigen inzet en plannen ter verbetering.
IaaS platform
Ons platform biedt hiervoor de oplossing. Wij brengen namelijk inzicht in de bezetting & benutting met een gebruiksvriendelijke oplossingen en zonder investering vooraf. Dit maken wij mogelijk met ons IaaS (Insights as a Service) platform. Wij kijken samen met de klant naar de beste oplossing die past binnen de organisatie.
Het systeem geeft naast informatie over real-time bezetting & benutting door gebruik te maken van additionele opties ook inzicht in social distancing, visitor flow en people counting.
De sensoren bieden real-time informatie in een volledig aanpasbaar dashboard, er zijn standaard en aanpasbare rapportage sjablonen beschikbaar en er zijn KPI’s in te stellen voor meldingen.
Toegang tot de data en de UX (user experience) van de oplossing is van cruciaal belang om bewustwording te bevorderen en actie te stimuleren.
